僕は普段WEBディレクターなので見積もりを作成します。会社は小さいとこなので請求書も作成します。前回は見積もりを作成するうえで気をつけている点を勝手に書きましたので、今回は請求書について書いていきます。

僕が請求書を送付する場合

日付を確認

当然ですが請求書の日付を確認してください。日付が先月のだったり去年のだったりしたら意味がないです。ちゃんと確認しましょう。

金額・内容の確認

先方にだした見積もりを見て金額、内容があっているか確認しましょう。基本的に項目、単位、数量などは揃えておいた方が良いです。見積もりは内訳で書いていても請求書は全部｢一式｣で合計金額があっているだけなどは避けた方が良いです。

支払いサイクルの確認

支払いサイクルは企業によって違います。｢月末締めの翌月末払い｣もあれば｢月末締め翌々月10日払い｣とか、請求書が届いた月の翌月末払いなど様々です。支払いサイクルは事前に確認しておいたほうが楽です。

また、貴方の会社では｢翌月締めの翌月末払い｣ですと伝えてもクライアントは｢うちは月末締めの翌々月15日｣なんですって話になるかもしれないので事前に話して貴方の会社が先方に合わせるか先方に合わせて貰うか決めておいた方がよいです。

よくあるのが入金日に確認したら入金されていなくて支払いサイクルの違いのためというのもあります。会社対会社の取引と会社対個人の取引では支払いのサイクルが違うところもあるので支払いサイクルの確認はしておいたほうが良いです。

社判(角印)・個人印の捺印

法律では請求書に特に角印や個人印などは必要とは言われてないですが、大手の企業となると印がないのは処理しないとかあります。特に必要ない場合はおさなくてもいいですが面倒でなければ捺印しましょう

原本の送付

原本は必ず送付しましょう。原本がないと支払いをしないというところもあります。原本を送付する前に請求書のコピーをとっておきましょう。

僕が請求書を受け取る場合

今度は貴方が請求書を受け取る側になった時に気をつけている点や見ている点を書いていきたいと思います。

原本の前にPDFなどで先に貰う

会社の経理などにより異なりますが、早いとこは3営業日までに原本が必要とかないといけないなどあります。なので僕は原本が間に合わない場合も考えて月初とかに先に請求書をPDFで貰ったりしています。
※原本が後から届くとわかっている場合は角印はいらないので角印なしで貰います。
※原本が届いたらPDFのコピーと差し替えます。

金額、日付などの確認

当然見積もりの金額と同じかどうか確認します。違ったら連絡いれないといけません。発行日も確認します。1年前とか一ヶ月前ではいけないです。

内容の確認

見積もりと内容があっているか確認します。見積もりは内訳まであるけど請求書が一式だったり項目が違ったりしたら先方にいって修正してもらいます。今回はいいので次回からは修正してくださいみたな感じで。

支払い期限日の確認

例えば、自分の会社が｢月末締めの翌々月10日払い｣としたとき、請求書には｢○月31日｣など翌月末になっていた場合は間違いになります。この場合は処理できないので再発行してもらう必要性があります。もちろん請求書を送ってくれた担当者に連絡をします。

社判（角印）があるか確認

原本を送付してもらうときに社判（角印）がないと処理してもらえないところもあります。（個人事業主の場合は個人印）もしなかったら再送して貰わないといけないので担当者に連絡します。